Zertifizierter Verwalter in der Hausverwaltung: Müssen wirklich alle Mitarbeiter eine Prüfung ablegen?

Seit dem 01.12.2023 entspricht in der Regel nur noch die Bestellung eines zertifizierten Verwalters der ordnungsmäßigen Verwaltung. Dies stellt viele Hausverwaltungen vor praktische Herausforderungen. Gerade bei juristischen Personen, wie etwa einer GmbH, stellt sich schnell die Frage: Müssen nun alle Angestellten im Büro ein Zertifikat vorweisen, um als Verwalter für eine GdWE tätig sein zu dürfen? Ein aktuelles Urteil des Landgerichts Frankfurt am Main schafft hier wertvolle Klarheit für den Verwalteralltag.

Der Praxisfall: Anfechtung der Verwalterbestellung

In dem Fall, den das Landgericht Frankfurt am 18.06.2026 (Az. 2-13 S 1/26) entschied, hatte ein Eigentümer den Beschluss zur Verwalterbestellung sowie zum Abschluss des Verwaltervertrags angefochten. Die Verwaltung der GdWE wurde von einer Verwaltungs-GmbH übernommen. Deren Geschäftsführer besaß als Kaufmann in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft die nötigen Voraussetzungen und galt als zertifiziert. Die weiteren Mitarbeiter der GmbH besaßen hingegen keine Zertifizierung und waren auch nicht gleichgestellt. Der Kläger sah hierin einen Verstoß gegen die gesetzlichen Anforderungen.

Die Entscheidung: Nicht jeder braucht ein Zertifikat 

Das Landgericht wies die Klage jedoch als unbegründet ab. Die Richter stellten klar, dass Sinn und Zweck der Zertifizierung darin bestehen, dass Verwalter über das nötige Wissen verfügen müssen, wenn sie weitreichende Entscheidungen über fremdes Vermögen der Gemeinschaft treffen. Dies bedeutet aber nicht, dass jede Person im Unternehmen zertifiziert sein muss. Das Gesetz zielt auf Personen ab, die unmittelbar bei der Verwaltungstätigkeit mitwirken, nicht auf Angestellte mit untergeordneten Aufgaben.

Unter diese unmittelbare Mitwirkung fallen laut Gericht Tätigkeiten wie die Leitung von Versammlungen, das Treffen von eigenen Entscheidungen, das Erteilen von größeren Aufträgen sowie deren Überwachung und Abnahme. Bloße Zuarbeiten, beratende Tätigkeiten oder reine Buchführung erfordern hingegen keine Zertifizierung. Da im vorliegenden Fall nur der Geschäftsführer diese unmittelbaren Aufgaben wahrnahm und die Angestellten lediglich weisungsgebunden Vorbereitungen für die Jahresabrechnungen trafen und ohne eigenen Entscheidungsspielraum nur Kleinstaufträge erteilten, lag kein Verstoß vor.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert jedoch der Darlegungsbedarf im gerichtlichen Verfahren. Kommt es zu einem Streitfall, reicht es für das Verwaltungsunternehmen nicht aus, sich pauschal darauf zu berufen, dass die unzertifizierten Mitarbeiter nur zuarbeiten. Vielmehr muss die Verwaltung in einem solchen Fall ihre gesamte interne Organisation detailliert offenlegen. Das zuständige Berufungsgericht prüft dann anhand der konkreten Umstände des Einzelfalls, ob und inwieweit eine Beteiligung der Mitarbeiter an der laufenden Verwaltungstätigkeit vorliegt. Dabei kann es, wie im vorliegenden Fall geschehen, auch zu einer umfassenden Beweisaufnahme durch die Einvernahme von Zeugen kommen, um die tatsächlichen internen Abläufe zu klären. Das bedeutet, dass die Beweislast für eine rechtmäßige und gesetzeskonforme Aufgabenverteilung letztlich bei der beklagten Gemeinschaft und damit indirekt beim Verwalter liegt.

Praxistipps für Verwalter 

Was bedeutet diese Entscheidung nun konkret für Sie als Verwalter einer GdWE? Im Streitfall muss die Verwaltung ihre interne Organisation offenlegen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie für Ihre internen Abläufe beachten sollten:

Interne Zuständigkeiten klar regeln: Stellen Sie sicher, dass weitreichende Entscheidungen, wie die Vergabe größerer Aufträge oder die Leitung von Versammlungen, ausschließlich von zertifizierten Mitarbeitern getroffen werden.

Untergeordnete Tätigkeiten delegieren: Sie können Backoffice-Aufgaben, die bloße Buchhaltung oder vorbereitende Tätigkeiten für die Abrechnung der Gemeinschaft weiterhin an nicht zertifizierte Mitarbeiter übergeben.

Weisungsgebundenheit dokumentieren: Im Falle einer Anfechtung wird die interne Struktur geprüft. Dokumentieren Sie daher in Arbeitsanweisungen, dass Ihre unzertifizierten Mitarbeiter weisungsgebunden arbeiten und keinen eigenen Entscheidungsspielraum gegenüber den Eigentümern der GdWE haben.

Vorsicht bei Handwerkeraufträgen: Achten Sie darauf, dass nicht zertifizierte Mitarbeiter höchstens Kleinstaufträge vergeben. Das Erteilen von größeren Aufträgen sowie deren Überwachung und Abnahme müssen durch den zertifizierten Verwalter erfolgen.